Πώς να πάρει ένα κεφάλι ξεκίνημα για φορολογική περίοδο

Η συστηματική τήρηση αρχείων μπορεί να μην είναι το πιο ενδιαφέρον έργο για έναν ενήλικα με έλλειψη προσοχής (ADHD) να αναλάβει, αλλά έχω μάθει, μέσω σκληρής εμπειρίας, ότι πρέπει να είναι Ολοκληρώθηκε. Με τον φορολογικό χρόνο επάνω μας, είναι ακόμα πιο σημαντικό από ποτέ να ξεκινήσετε την προσωπική κατάθεση.

Εδώ είναι η μέθοδος μου για την αντιμετώπιση οικονομικών φακέλων.

Χρησιμοποιώ δώδεκα φακέλους, έναν για κάθε μήνα. Ο φάκελος Δεκεμβρίου είναι κόκκινος. Μετά την καταβολή των λογαριασμών του Ιανουαρίου, τραβώνω τα περιεχόμενα των άλλων 11 φακέλων και τα οργανώνω μαζί σύμφωνα με το φορολογικό χρονοδιάγραμμα για το οποίο απαιτείται, στη συνέχεια να τα βάλουν σε αυτά τον Δεκέμβριο ντοσιέ. Όταν είμαι έτοιμος να ξεκινήσω τις φορολογικές δηλώσεις, όλα είναι σωστά όπου πρέπει να είναι - σε ένα μέρος και με εύκολη πρόσβαση.

Διατηρώ ένα αντίγραφο της φορολογικής δήλωσης του προηγούμενου έτους με τον φάκελο του Δεκεμβρίου, ώστε να μπορώ να το αναφερθώ κατά την προετοιμασία των φορολογικών δηλώσεων του επόμενου έτους. Τα αντίγραφα και τα έγγραφα "απόδειξης" φυλάσσονται σε ένα γραφείο με δύο συρτάρια που είναι η βάση κάτω από βιβλιοθήκη δικηγόρου.

[Ο ADHD φιλικός οδηγός για την κατάθεση φόρων]

Κρίσιμα έγγραφα

Για τα άλλα έγγραφα που πρέπει να διατηρήσω, δημιουργώ φακέλους που σημειώνονται με βάση την κατηγορία. Τοποθετούμε τα ευαίσθητα έγγραφα (πράξεις, πιστοποιητικά γέννησης και γάμου, πιστοποιητικά μετοχών, χρεόγραφα κλπ.) Σε ασφαλή μορφή μόλις παραληφθούν. Είναι δύσκολο να πιστέψουμε την ταλαιπωρία που ενέχει όταν χάνεται ένας δεσμός. Παρόλο που τα πρωτότυπα βρίσκονται στο χρηματοκιβώτιο, διατηρώ αντίγραφα των δεσμών σε ένα συνδετικό σημειωματάριο (σε προστατευτικά φύλλων με επάνω άνοιγμα). Τα πρωτότυπα ασφαλιστήρια συμβόλαια είναι επίσης ασφαλή, αλλά αντίγραφα των σελίδων των δηλώσεων κρατούνται στο σημειωματάριο.

Επειδή έχω τρεις ιατρικές ασφαλιστικές εταιρείες, έχω ένα φάκελο Pendaflex με "Medical" στην καρτέλα που περιέχει τρεις φακέλους αρχείων, έναν για κάθε μεταφορέα. Όταν έχουν διεκπεραιωθεί αξιώσεις και έχει πληρωθεί το οφειλόμενο υπόλοιπο (εάν υπάρχει), αντιγράφω τον τελικό λογαριασμό και το επισυνάπτω στη φόρμα παροχών. Το αρχικό ιατρικό νομοσχέδιο τοποθετείται στο φάκελο για τον μήνα κατά τον οποίο καταβλήθηκε.

Οι εγγυήσεις συσκευών και εξοπλισμού φυλάσσονται σε άλλο σημειωματάριο. Καθώς μια συσκευή αφαιρείται από το νοικοκυριό, τα έγγραφά της εγγύησης πηγαίνουν μαζί της. Εάν το στοιχείο παραχωρηθεί μακριά, ο νέος ιδιοκτήτης θα θέλει πληροφορίες σχετικά με ανταλλακτικά, σωστά;

Οι φάκελοι έργου επισημαίνονται και τοποθετούνται σε αναρτημένους φακέλους στον πίνακα αρχείων. Αυτά κατατίθενται στους μηνιαίους φακέλους για εύκολη πρόσβαση. Αυτή τη στιγμή, αυτά περιλαμβάνουν την εκκλησία μου, το τοπικό ανώτερο κέντρο, το βοηθητικό κέντρο πυροσβεστικών, το γυναικείο σύλλογο και τα προσωπικά μου έργα. Έχουμε κατοικίδια ζώα, έτσι διατηρούμε τον εμβολιασμό τους και άλλα αρχεία σε έναν φάκελο με τίτλο "Κατοικίδια ζώα".

[Πώς να διαχειριστείτε τα χρήματά σας με τη ΔΕΠΥ]

Τα έργα για τα οποία θα χρειαστώ περισσότερες πληροφορίες, όπως η διαμαρτυρία ενός λογαριασμού, φυλάσσονται στο φάκελο "Εκκρεμεί" στο μπροστινό μέρος του πλαισίου του αρχείου. Βάζω μια σημείωση σχετικά με την παρακολούθηση σε αυτό στο Day-Timer μου.

Ένα φάκελο "Τι πρέπει να γνωρίζει η οικογένειά μου" διατηρείται στο μπροστινό μέρος του πλαισίου του αρχείου. Περιέχει έναν πλήρη κατάλογο με τη θέση των διαθηκών, τις ασφαλιστικές πολιτικές και κάτι τέτοιο που μπορεί να χρειαστεί αν συμβεί κάτι στο σύζυγό μου ή σε μένα.

Χρωματική κωδικοποίηση

Προσπάθησα ένα σύστημα που θα μπορούσε να λειτουργήσει εύκολα, να απαιτεί λίγη συντήρηση και θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί από τον σύζυγό μου αν δεν ήμουν εδώ για να το χειριστώ. Το "κιβώτιο αρχείων" μου είναι ένα από τα πλαστικά δοχεία γάλακτος που μπορούν να βρεθούν στο Wal-Mart ή στο Kmart. Το Mine έχει ρυθμιστεί για να κρεμάσει φακέλους.

Πληρώνω νομοσχέδιο, φορολογική προετοιμασία και διαχείριση λογαριασμών για πελάτες, οπότε κάθε πελάτης έχει μια ρύθμιση αρχείων όπως η δική μου, αλλά αρχεία δύο ή τριών πελατών φυλάσσονται σε κάθε κιβώτιο γάλακτος. Οι αναρτημένοι φάκελοί μου και τα αρχεία φακέλων αρχείων είναι κίτρινα. Οι φάκελοι που κρεμούν κάθε πελάτη έχουν τα αντίστοιχα χρώματα. Οτιδήποτε παρερμηνεύεται αμέσως εντοπίζεται και ο φάκελος μπορεί να μετακινηθεί στο σημείο του. Αυτή τη στιγμή, συμπεριλαμβανομένων των προσωπικών φακέλων και των αρχείων του πελάτη μου, χρησιμοποιώ τέσσερα κιβώτια γάλακτος. Ο σύζυγός μου έχτισε ένα κυλιόμενο κάλυμμα που κυλάει στην κορυφή, οπότε έχω μια πρόσθετη επιφάνεια εργασίας στο γραφείο. Τρέχω έξω από το δρόμο όταν χρειαζόμαστε πρόσβαση στα κιβώτια, τα οποία κάθονται στο πάτωμα.

[Δωρεάν Λήψη: 19 τρόποι για να πληρούν τις προθεσμίες]

Τι είδους ανταμοιβή μπορείτε να δώσετε στον εαυτό σας για να πάρει ότι αρχειοθέτηση γίνει; (Έχω συμπεριφερθεί σε ένα νέο πρόγραμμα λογισμικού.) Ναι, διστάζετε να κάνετε κάτι που πρέπει να γίνει ούτως ή άλλως, αλλά όσοι από εμάς με την ADHD μπορεί συχνά να εστιάσει καλύτερα όταν υπάρχει ένα "καρότο στο τέλος του ραβδιού". Σας προτείνω να τοποθετήσετε αυτό το άρθρο στο "Πρέπει να γίνει" λίστα.

Ενημερώθηκε στις 6 Μαρτίου 2018