Τα ντουλάπια αρχειοθέτησης δεν λειτουργούν για τα μυαλά ADHD: Βοήθεια για Paper Pilers

Το χαρτί είναι μια σκληρή συνήθεια να σπάσει

Η κοινωνία μας βασίζεται σε χαρτί.

Η εξάρτηση από χαρτί ξεκινά με πιστοποιητικά γέννησης και κάρτες κοινωνικής ασφάλισης. Με λίγα λόγια, τα παιδιά γίνονται παραγωγοί χαρτιού. Από τις πολύτιμες γαλοπούλες με το χέρι μέχρι τις κάρτες αναφοράς, φέρνουν στο σπίτι τόσα πολλά χαρτιά που είναι θλιβερά για απόρριψη. Μερικοί διατηρείτε ως αναμνηστικά. Μερικά αποθηκεύετε για λίγο για να σας υπενθυμίσω ένα στοιχείο δράσης - όπως ένα επερχόμενο επιτόπιο ταξίδι ή έργο.

Όταν συνειδητοποίησα δεν θα ήμουν ποτέ χωρίς χαρτί, Άλλαξα τον στόχο μου από την εξάλειψη όλων των χαρτιών σε λιγότερα.

Πώς ξεκινά ο σωρός χαρτιού

Υπάρχουν δύο τρόποι με τους οποίους οι περισσότεροι άνθρωποι επεξεργάζονται χαρτί. Οι στοίβες χαρτιού είναι συνήθως η πρώτη. Ξεκινά με ένα μικρό σωρό αλληλογραφίας στον πάγκο της κουζίνας. Στοιχεία που πρέπει να συνδυάσετε ή να πληρώσετε. Δεν αρχειοθετείτε αυτά τα αντικείμενα επειδή χρειάζονται δράση, επομένως τα αφήνετε σε καθαρή θέα.

Μόνο τα πράγματα δεν γίνονται, και μαζεύουν φίλους χαρτιού. Έγγραφα προς συμπλήρωση, εκπτώσεις προς αποστολή, κουπόνια για χρήση και αλληλογραφία προς ανάγνωση. Το τελευταίο χαρτί για να συσσωρευτεί είναι το

λίστες υποχρεώσεων, υπενθυμίσεις στον εαυτό σας και σημειώσεις γραμμένες σε φακέλους, ώστε να μην ξεχνάτε. Όλοι έχουμε αυτές τις στοίβες. Τους αφήσαμε να φύγουν μέχρι να μην το αντέξουμε πια. Στη συνέχεια, καθόμαστε και επεξεργαζόμαστε όσο περισσότερο μπορούμε μέχρι τα πράγματα να είναι πιο εύχρηστα ξανά.

[Δωρεάν οδηγός ADHD: Πώς να τακτοποιήσετε το σπίτι σας σαν επαγγελματίας]

Ο δεύτερος τρόπος διαχείρισης χαρτιού είναι να το αρχειοθετήσετε. Έχω γνωρίσει μόνο μερικούς ανθρώπους που χρησιμοποιούν και συντηρούν αποτελεσματικά ένα σύστημα αρχειοθέτησης στο σπίτι. Οι υπόλοιποι από εμάς είναι καταδικασμένοι. Για μένα, μόλις κατατεθεί χαρτί, ξεχνάμε. Υποβάλλουμε έγγραφα επειδή τα έχουμε και ανησυχούμε ότι θα τα χρειαζόμαστε κάποια μέρα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, δεν θα το κάνουμε.

Πώς να οργανώσετε τη γραφειοκρατία

Βήμα 1: Αναγνωρίστε ότι χρειάζεστε τόσο ενεργά (σωρούς) όσο και έγγραφα αναφοράς (αρχείο)

Το χαρτί είναι εδώ για να μείνει, αλλά δεν δημιουργείται εξίσου όλο το χαρτί. Η κατανόηση της διαφοράς μεταξύ ενεργού χαρτιού και χαρτιού αναφοράς θα διευκολύνει τη διαχείριση.

[Διαβάστε αυτό το επόμενο: Πρέπει να καθαρίσω όλο αυτό το χαρτί;]

Βήμα 2: Δημιουργία συνδετικών χαρτιού αναφοράς

Από το 85 τοις εκατό του περιεχόμενα στα γραφεία αρχειοθέτησής μας θα μπορούσε να τεμαχιστεί ή να ανακυκλωθεί, ας ξεκινήσουμε από εκεί. Περάστε πέντε έως δέκα αρχεία κάθε βράδυ και απορρίψτε όσο το δυνατόν περισσότερο.

Το έγγραφο αναφοράς είναι το πιο εύκολο στην επεξεργασία, διότι η ενέργεια που έπρεπε να γίνει έχει ήδη γίνει. Αγοράσατε τη φρυγανιέρα, αυτό είναι το εγχειρίδιο. Είχατε αλλάξει το λάδι του αυτοκινήτου, αυτή είναι η απόδειξη. Πήρες το σκυλί σου στον κτηνίατρο, αυτός είναι ο λογαριασμός.

Σχεδόν όλο το χαρτί αναφοράς σας μπορεί να τεμαχιστεί ή να ανακυκλωθεί. Στην κατηγορία χαρτιού αναφοράς, μπορείτε να πλησιάσετε το χαρτί χωρίς χαρτί εάν θέλετε. Στη συνέχεια, μπορείτε να ψηφιοποιήσετε ό, τι απομένει ή να δημιουργήσετε συνδετικά.

Μόλις σφαγιάσω όσο περισσότερο μπορώ, βάζω το χαρτί που μένει στα συνδετικά. Οι σύνδεσμοι είναι εύκολο να ενημερωθούν, να μοιραστούν εύκολα με έναν σύζυγο ή νοικοκυριό και εύκολο να μεταφερθούν σε γιατρό, δικηγόρο, σχολική συνάντηση ή μαζί σας κατά την εκκένωση. Η φορητότητα και η ευκολία χρήσης είναι βασικά. Ωστόσο, εάν εσείς και η οικογένειά σας είστε καλοί στη συντήρηση και ανάκτηση ψηφιακών αρχείων, ίσως θελήσετε να ψηφιοποιήσετε τα χαρτιά που έχετε απομείνει.

Βήμα 3: Δημιουργήστε ένα ενεργό σύστημα διαχείρισης χαρτιού για τους πάγκους της κουζίνας σας

Αντί να ελπίζετε ότι θα ολοκληρώσετε τις εργασίες του σωρού και θα εξαλείψετε το σωρό, αγκαλιάστε τις φυσικές υπενθυμίσεις των καθημερινών εργασιών.

Το κλειδί για να λειτουργήσει ένα ενεργό σύστημα διαχείρισης χαρτιού είναι να αφιερώσετε μια συγκεκριμένη ημέρα και ώρα για να εργαστείτε μέσω του χαρτιού σας. Κάντε την ταξινόμησή σας την ίδια ημέρα κάθε εβδομάδα και αναβάλλετε τις εργασίες που δεν μπορείτε να ολοκληρώσετε μέχρι την επόμενη συνεδρία σας.

Ακριβώς όπως το πλυντήριο, τα πιάτα και το σπίτι καθαρισμού, ο ενεργός σωρός χαρτιού πρέπει να διαχειρίζεται κάθε εβδομάδα. Ένα εβδομαδιαίο σύστημα διαχείρισης χαρτιού (και η απορρόφηση των αρχείων σας σε μερικά επιλεγμένα συνδετικά) θα μειώσει το άγχος του χαρτιού σας και θα ελαφρύνει το φορτίο σας.

Πώς να οργανώσετε τη γραφειοκρατία: Επόμενα βήματα

• Ανάγνωση:Πώς να νικήσετε την ακαταστασία του χαρτιού σας
• Κατεβάστε:22 Στρατηγικές εκκαθάρισης ακαταστασίας
• Αγαπητέ οργανωτή προπονητή:Πώς μπορώ να διατηρήσω την κορυφή όλων αυτών των σωρών;

Η Lisa Woodruff είναι ο ιδρυτής και διευθύνων σύμβουλος της Οργανώστε 365. Είναι δάσκαλος, επαγγελματίας διοργανωτής, podcaster, κινητήριος ομιλητής και ειδικός στην παραγωγικότητα. Το νέο βιβλίο της Lisa είναι Η λύση του χαρτιού.(#CommissionsEarned)

---

ΥΠΟΣΤΗΡΙΞΗ ΠΡΟΣΘΕΤΗΣ
Σας ευχαριστούμε που διαβάσατε το ADDitude. Για να υποστηρίξουμε την αποστολή μας να παρέχουμε εκπαίδευση και υποστήριξη ADHD, σκεφτείτε να εγγραφείτε. Η ανάγνωση και η υποστήριξή σας συμβάλλουν στο να καταστήσουμε δυνατό το περιεχόμενο και την προσέγγισή μας. Ευχαριστώ.

#CommissionsEarned
Ως συνεργάτης του Amazon, το ADDitude κερδίζει προμήθεια από αγορές που πληρούν τις προϋποθέσεις που πραγματοποιούνται από αναγνώστες ADDitude στους συνδέσμους συνεργατών που μοιραζόμαστε.

Ενημερώθηκε στις 19 Οκτωβρίου 2020