Επικοινωνία στο χώρο εργασίας: Ένα φύλλο εξαπάτησης της ΔΕΠΥ

Διαδώστε τη λέξη: Οι αποτελεσματικές δεξιότητες επικοινωνίας είναι ζωτικής σημασίας σε κάθε καριέρα. Ανεξάρτητα από τον κλάδο ή τη λειτουργία της εργασίας, το να γνωρίζετε πώς να μεταδώσετε το μήνυμά σας θα σας βοηθήσει να επιτύχετε το αποτέλεσμα που θέλετε.

Από τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έως τη διεξαγωγή συσκέψεων, ακονίστε την αποτελεσματικότητα επικοινωνία στο χώρο εργασίας με αυτές τις συμβουλές.

Πώς να επικοινωνείτε αποτελεσματικά στην εργασία

1. Ποιο είναι το μήνυμά σας;

• Πριν συζητήσετε ή συναντηθείτε, σκεφτείτε. Ποιο είναι το κοινό σας; Τι θέλετε να αφαιρέσει το κοινό σας; Θέλετε να ενημερώσετε το κοινό σας για την κατάσταση ενός έργου; Χρειάζεται να τους ενημερώσετε για μια αλλαγή ή ένα πρόβλημα;
• Προσδιορίστε μια παρότρυνση για δράση. Θέλετε το κοινό σας να κάνει κάτι με τις πληροφορίες που παρείχατε. Αλλιώς γιατί επικοινωνείς; Παραδείγματα λέξεων και φράσεων παρότρυνσης για δράση περιλαμβάνουν τα ακόλουθα: αναθεώρηση; παρέχετε στοιχεία. εγκρίνω; Πάρε μια απόφαση; σχέδιο; και δημιουργήστε.
instagram viewer
• Τι χρειάζεται να γνωρίζει το κοινό σας για να ενεργήσει σύμφωνα με την έκκλησή σας για δράση; Εάν είστε ένοχοι λεκτικής διάρροιας, σχεδιάστε, βελτιώστε και επαναλάβετε το μήνυμά σας. Αποφύγετε την επανάληψη πληροφοριών που γνωρίζει ήδη το κοινό σας.
• Ποιος είναι ο καλύτερος τρόπος για να επικοινωνήσετε το μήνυμά σας; Συνάντηση? Ενα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου? Ένα γρήγορο τηλεφώνημα;

2. Παραδώστε το Μήνυμα

Συμβουλές για τη σύνταξη email

Η σαφήνεια και η συντομία είναι το κλειδί για αποτελεσματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σε αυτήν την εποχή υπερφόρτωσης πληροφοριών, οι άνθρωποι δεν θα κυνηγήσουν το μήνυμά σας.

• Γράψτε μια σαφή γραμμή θέματος που να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
  • το θέμα
  • [ΠΡΟΣΚΛΗΣΗ για ΔΡΑΣΗ], εάν υπάρχει
  • προθεσμία, εάν υπάρχει
  • Εδώ είναι ένα δείγμα γραμμής θέματος: [ΑΠΑΙΤΗΣΗ ΑΠΟΦΑΣΗΣ] Απόφαση προμηθευτή έργου ABC έως τον Νοέμβριο. 16, 2 μ.μ. ET
• Διατυπώστε συνοπτικά τις πληροφορίες στο σώμα του email.
  • Ξεκινήστε με την παρότρυνση για δράση. Γράψε, "Σας το στέλνω γιατί πρέπει να πάρουμε μια απόφαση για το [x] μέχρι [ώρα]."
  • Παρέχετε μόνο σχετικές πληροφορίες. Όχι περισσότερες από πέντε προτάσεις είναι ο εμπειρικός κανόνας. Φυσικά, το μήκος θα εξαρτηθεί από το θέμα.
• Κάντε το email σας να σαρωθεί.
  • Ας υποθέσουμε ότι οι αναγνώστες θα περάσουν το μήνυμά σας. Τα σημεία κουκκίδων βοηθούν στην καθοδήγηση του αναγνώστη και ενθαρρύνουν τη συντομία εκ μέρους σας.
  • Χρησιμοποιήστε υποκεφαλίδες για ομαδοποίηση πληροφοριών.
  • Επισημάνετε, με έντονη γραφή και/ή υπογραμμίστε το βασικό κείμενο.
  • Χρησιμοποιήστε κενά για να χωρίσετε μπλοκ κειμένου.
  • Κατά περίπτωση, παρέχετε τις επιλογές και τα επόμενα βήματα σε αριθμημένη μορφή.

3. Διεξαγωγή αποτελεσματικών συναντήσεων

• Δημιουργήστε και επιλέξτε τις καλύτερες συνθήκες για να προωθήσετε την εστίαση.
  • Καταργήστε όλα τα δυνατά αποσπάσεις της προσοχής. Αποφύγετε να συναντηθείτε σε ένα πολυσύχναστο καφέ ή ακόμα και σε μια πολυσύχναστη γωνιά του γραφείου, για παράδειγμα, εάν οι θόρυβοι σας αποσπούν την προσοχή.
  • Προγραμματίστε να συναντηθείτε όταν είστε ήρεμοι και σε εγρήγορση. Μην συναντιέστε το πιο αγχωτικό μέρος της ημέρας σας ή όταν είστε κουρασμένοι και χάνετε την εστίαση.
• Ετοιμάστε μια χρονομετρημένη ατζέντα για να κρατήσει τη συνάντηση σε καλό δρόμο και να προχωρήσει.
  • Συμπεριλάβετε σχετικές και χρήσιμες πληροφορίες ιστορικού στην ατζέντα σας. Φέρτε δικαιολογητικά εάν χρειάζεται. Αντιγράψτε τους συμμετέχοντες στις πληροφορίες εάν πρόκειται για μεγάλη συνάντηση.
• Σχεδιάστε να κρατήσετε σημειώσεις.
  • Καταγράψτε τη συνεδρία για εύκολη αναφορά. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια μεταγραφή από το αρχείο ήχου, αν και πολλά εργαλεία σήμερα επιτρέπουν τη δημιουργία μεταγραφής σε πραγματικό χρόνο καθώς η εγγραφή βρίσκεται σε εξέλιξη.

[Διαβάστε: Πώς να τα πάτε καλά με τις ομάδες εργασίας]

• Καθοδηγήστε τη συνάντηση με το κάλεσμα για δράση και το «γιατί».
  • Ετοιμαστείτε με μια λίστα πιθανών λύσεων για να επιτύχετε την παρότρυνση για δράση.
• Σχέδιο για ερωτήσεις και ενστάσεις.
  • Αναμένετε ανησυχίες. Σκεφτείτε προληπτικά τις αποφάσεις. Εξετάστε το ενδεχόμενο να τραβήξετε περισσότερα δεδομένα, παρέχοντας ενημερωμένο έργο προθεσμίες, αντιμετώπιση των μέτρων που λαμβάνονται για την αποφυγή προβλημάτων κ.λπ.
  • Είμαι περίεργος για τις προοπτικές και τα κίνητρα των άλλων. Ακούστε τα λόγια τους. μην χρησιμοποιούν το χρόνο ομιλίας τους για να σκεφτούν μια απάντηση. Ζητήστε από τον ομιλητή να μοιραστεί συγκεκριμένα παραδείγματα εάν τα χρειάζεστε.
  • Δώστε χρόνο στον εαυτό σας να απαντήσει σε δύσκολες ερωτήσεις. Αν δυσκολεύεστε να βγάλετε τις σκέψεις σας έξω αυτή τη στιγμή, πείτε: «Αυτό είναι ένα καλό σημείο. Μπορώ να έχω λίγο χρόνο να το σκεφτώ και να επικοινωνήσω μαζί σας;» Η παύση είναι μια χαρά. είναι πολύ καλύτερο από το να βάζεις μια απάντηση και δείχνει στο άλλο άτομο ότι νοιάζεσαι αρκετά για να αναπτύξεις μια εμπεριστατωμένη απάντηση.
  • Παράφραση για να δείξετε στον άλλον ότι καταλαβαίνετε τι λέει. Λένε, «Αυτό που καταλαβαίνω από αυτά που είπατε είναι [x]. Αυτό είναι σωστό?"
• Σχεδιάστε πώς θα αντιμετωπίσετε τα αρνητικά συναισθήματα.
  • Χρησιμοποιήστε σενάρια για παύση της ενέργειας. Λένε, «Χρειάζομαι μια στιγμή. Μπορούμε να κάνουμε ένα διάλειμμα 5 λεπτών για να μαζευτούμε;»
  • Κάντε απλές ασκήσεις αναπνοής. Ακόμα και μερικές βαθιές αναπνοές αρκούν για να ηρεμήσουν.
  • Κρατήστε μια λίστα με θετικές επιβεβαιώσεις να πεις στον εαυτό σου τη στιγμή. Λένε, «Εστιάζω στις λύσεις και όχι στα προβλήματα». και «Έχω τον έλεγχο των συναισθημάτων μου. Επιλέγω να απαντήσω με χάρη».
• Καταγράψτε αποφάσεις και αποτελέσματα. Επαναλάβετε τα επόμενα βήματα, τις ευθύνες, τις προθεσμίες και άλλες σημαντικές πληροφορίες που προέκυψαν από τη συνάντησή σας.

Επικοινωνία στο χώρο εργασίας με ΔΕΠΥ: Επόμενα βήματα

• ΔΩΡΕΑΝ Λήψη: 10 κανόνες για την παραγωγικότητα με απόδειξη ADHD στην εργασία
• Ανάγνωση: Εκεί που συναντώνται η εστίαση, η κούραση και η ταραχή
• Ιστολόγιο: «Μοιράζομαι υπερβολικά λέγοντας στους νέους μου συναδέλφους ότι μοιράζομαι συνήθως;»

Το περιεχόμενο αυτού του άρθρου προήλθε, εν μέρει, από το διαδικτυακό σεμινάριο ADDitude ADHD Experts με τίτλο, "GTD @ Work w/ ADHD: Πώς να θέσετε προσδοκίες, να τηρήσετε προθεσμίες και να αυξήσετε την παραγωγικότητα” [Video Replay & Podcast #431] με τη Linda Walker, PCC, το οποίο μεταδόθηκε στις 15 Νοεμβρίου 2022.

---

ΓΙΟΡΤΑΖΟΝΤΑΣ 25 ΧΡΟΝΙΑ ΠΡΟΣΘΗΚΗΣ
Από το 1998, η ADDitude εργάζεται για την παροχή εκπαίδευσης και καθοδήγησης για τη ΔΕΠΥ μέσω διαδικτυακών σεμιναρίων, ενημερωτικών δελτίων, συμμετοχής στην κοινότητα και του πρωτοποριακού περιοδικού της. Για την υποστήριξη της αποστολής του ADDitude, παρακαλώ σκεφτείτε να εγγραφείτε. Το αναγνωστικό κοινό και η υποστήριξή σας βοηθούν να κάνουμε το περιεχόμενό μας και την προβολή μας δυνατά. Ευχαριστώ.

• Facebook
• Κελάδημα
• Ίνσταγκραμ
• Pinterest