Πώς να αντιμετωπίσετε ένα στενό γραφείο

Είναι σημαντικό να συνειδητοποιήσετε ο καθένας ότι η οργάνωση είναι μια διαδικασία και πραγματικά δεν γίνεται ποτέ. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα που λειτουργεί για σας τώρα, αλλά μπορώ να σας εγγυηθώ ότι το σύστημα θα πρέπει να τροποποιείται περιοδικά για να συνεχίσει να λειτουργεί.

Επιπλέον, είναι κρίσιμο να μιλάτε ο ένας στον άλλο και να συμφωνείτε για το τι πρέπει να φαίνεται το γραφείο - ο ορισμός σας για οργανωμένο είναι αναμφισβήτητα διαφορετικός από τον δικό του. Δημιουργήστε επίσης "περιγραφές θέσεων εργασίας" - δεσμεύστε ο ένας στον άλλο τον τρόπο με τον οποίο θα εργαστείτε για την επίτευξη και τη διατήρηση του γραφείου σας. "Θα σας υποβάλω εγγραφή εάν βάζετε όλα όσα πρέπει να κατατεθούν σε ένα μέρος" "Θα κρατήσω σαφή αυτήν την περιοχή εάν κρατήσετε σαφή αυτήν την περιοχή"

Παρόλο που ίσως να μην καταλάβετε το έργο του αρκετά καλά για να οργανώσετε τα κομμάτια της τεχνολογίας και τα μέρη του, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης για τα βιβλία και τα χαρτιά του. Ανάλογα με τον αριθμό των βιβλίων που έχει, μια επιλογή μπορεί να είναι η κωδικοποίηση των βιβλίων και των βιβλιοθηκών.

Κατηγοριοποιήστε τα βιβλία ανά θέμα και αναθέστε την κατηγορία σε ένα χρώμα. Αγοράστε μικρές έγχρωμες κουκίδες σε οποιοδήποτε κατάστημα προμηθειών γραφείου, τοποθετήστε την κουκκίδα στη σπονδυλική στήλη του βιβλίου και βάλτε την ίδια έγχρωμη κουκκίδα στο κατάλληλο ράφι της βιβλιοθήκης. Είναι τότε απλώς θέμα ταιριάζουν τα χρώματα για να πάρει τα βιβλία στο δεξί ράφι. Για παράδειγμα, όλα τα XXX βιβλία θα έχουν μια μπλε κουκκίδα και θα βρίσκονται στο μπλε ράφι της βιβλιοθήκης.

Η χρήση αυτού του συστήματος όχι μόνο καθιστά εύκολη την απομάκρυνση των βιβλίων που κατέχει σήμερα, αλλά και του λέει πού να βάλει τα νέα βιβλία που αγοράζει. Φροντίστε να δημιουργήσετε και να δημοσιεύσετε ένα μύθο, ώστε να γνωρίζετε ποιο χρώμα ισούται με την κατηγορία και δεν χρειάζεται να θυμάστε.

Για τα γραπτά του, ξεκινήστε με δύο απλές κατηγορίες, Action and Reference. Δημιουργήστε μια περιοχή για αναφορά: ένα δίσκο, ένα δοχείο, ένα κιβώτιο, το καπάκι σε ένα κιβώτιο, ένα καλάθι κ.λπ. οπότε μπορεί να ρίξει τα χαρτιά που πρέπει να κατατεθούν σε αυτό το δοχείο και μπορείτε να τα καταθέσετε για λογαριασμό του. Ίσως θα πρέπει να συνεργαστείτε στην αρχή για να δημιουργήσετε τα Referencefiles, ειδικά αν δεν καταλαβαίνετε το έργο του. Να είστε βέβαιος να ξεκινήσετε με ευρείες κατηγορίες ως ονόματα αρχείων, αλλά να μείνετε μακριά από Miscellaneous, Reference, κ.λπ.

Επίσης, θυμηθείτε να δημιουργήσετε τις κατηγορίες με βάση το πώς θα χρησιμοποιηθούν οι πληροφορίες και όχι από πού προήλθαν. Τα ονόματα αρχείων, όπως τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι ιστότοποι και τα άρθρα, είναι άχρηστα. δεν σας λένε τι υπάρχει στο αρχείο, απλώς σας λένε από πού προέρχονται οι πληροφορίες. Τα αρχεία δράσης του πρέπει να διατηρούνται κοντά του, έτσι ώστε να είναι εύκολα προσβάσιμα καθώς εργάζεται.

Εάν δεν έχει συρτάρια στο γραφείο του, ώστε να μπορέσει να βάλει τα αρχεία σε, αγοράστε είτε ένα μικρό γραφείο που μπορεί να κρατήσει κοντά στο γραφείο του ή να του πάρει έναν διαλογέα επιφάνειας εργασίας, ώστε να μπορεί να κρατήσει τα τρέχοντα αρχεία του στο γραφείο του. Αν τα έργα του δεν προσφέρονται σε αρχεία, μπορείτε να δείτε έναν διαλογέα λογοτεχνίας, που είναι μια σειρά από «cubbies», ώστε να μπορεί να αποθηκεύσει άνετα και με τακτοποιημένα τα έργα του. Έρχονται σε διάφορα μεγέθη και μπορούν να βρεθούν εύκολα σε καταστήματα και καταλόγους προμηθειών γραφείου.

Ενημερώθηκε στις 18 Ιουνίου 2009